고객 데이터를 바탕으로 토트 AI가 고객 문자를 작성하는 법

행정사 사무실에서 고객 문자를 작성할 때마다 고객명, 업무명, 진행 상태를 다시 확인해야 합니다. 같은 서류 요청이라도 고객마다 현재 단계와 필요한 안내가 다르기 때문입니다.

행비서의 고객 문자 화면에서는 고객을 먼저 선택합니다. 토트 AI는 선택된 고객의 정보와 최근 업무 데이터를 바탕으로 고객에게 보낼 문자 초안을 작성합니다.

고객을 선택하면 토트 AI가 고객 호칭과 상태, 국적과 체류자격, 체류기간 만료일, 최근 등록 업무, 업무 진행 단계, 서류 상태와 결제 상태를 업무 문맥으로 참고합니다.

고객 데이터를 모두 문자에 노출하는 것은 아닙니다. 등록번호, 여권번호, 연락처, 주소, 메모 원문처럼 불필요한 민감정보는 고객 문자 작성 문맥에 포함하지 않습니다.

예를 들어 고객의 최근 업무가 서류 요청 단계라면 다음처럼 요청할 수 있습니다.

현재 업무에 필요한 서류를 안내하고, 서류를 확인한 뒤 다음 절차를 안내하는 문자로 작성해 줘.

토트 AI는 선택된 고객의 업무 상황을 바탕으로 고객 문자 본문을 작성합니다. 말투는 정중하게, 친근하게, 간결하게 또는 따뜻하게 선택할 수 있고, 문자 길이와 언어도 조정할 수 있습니다.

고객 데이터
최근 업무: 체류기간 연장
진행 단계: 서류 요청
서류 상태: 미완비

토트 AI 작성 결과

안녕하세요, {고객명}님. 현재 체류기간 연장 업무 진행을 위해 추가 서류 확인이 필요합니다. 서류를 보내주시면 확인 후 다음 절차를 안내드리겠습니다.

정확한 서류명이나 제출 기한이 필요한 경우에는 담당자가 확인한 내용을 요청에 추가하면 됩니다.

토트 AI가 필요한 서류나 허가 가능성을 임의로 판단하는 것이 아닙니다. 고객 데이터와 업무 상태를 바탕으로 담당자가 전달하려는 내용을 고객 문자로 바꾸는 기능입니다.

작성된 문자는 본문에 적용한 뒤 담당자가 확인합니다.

• 고객명과 수신 번호
• 서류명과 제출 기한
• 업무 진행 상태
• 고객 언어와 말투
• 문자 길이와 특수문자
• 확정하면 안 되는 법률 표현

확인이 끝나면 미리보기에서 실제 발송 형태를 확인하고, 즉시 발송 또는 예약 발송을 선택할 수 있습니다.

고객 데이터만 선택하면 문자가 완성되나요?

고객 데이터는 문맥을 잡는 데 사용됩니다. 어떤 내용을 전달할지는 담당자가 요청하거나 입력해야 합니다.

토트 AI가 필요한 서류를 판단하나요?

아닙니다. 담당자가 확인한 서류와 업무 내용을 고객이 이해하기 쉬운 문자로 정리합니다.

자동으로 발송되나요?

아닙니다. 담당자가 결과를 확인하고 본문에 적용한 뒤 발송합니다.

고객 정보를 다시 찾아 문장에 옮기는 반복 작업이 많았다면, 고객을 먼저 선택하고 토트 AI에게 문자 초안을 요청해 보세요.